Como Dobrar A Produtividade Com A Técnica Pomodoro ?

Aproximadamente 4 minutos de leitura. Vale a pena. 

O que fazer para ser produtivo quando se tem procrastinação crônica? Ou é atingido por uma chuva de distrações externas? A Técnica Pomodoro foi a primeira que usei para combater esses ofensores que, inevitavelmente, atingem em cheio o nosso trabalho.

pomodoro-technique

Todo dia uma luta eterna entre eu e meu planejamento.

Trabalho como Analista de Planejamento e Controle de obras civis.

O dia inteiro rodeado de números, planilhas, estudos, relatórios, gráficos (eu sei, eu sei, zzzzzzzzz)…

Nem preciso dizer que necessito de foco O TEMPO TODO para não errar e não ter que perder tempo refazendo.

A falta de erros também ajuda a ganhar uns pontinhos com o chefe [sem ser puxa saco (eu acho)].

Mas olha só como a vida arregaça com nossos planos.

Ela simplesmente te interrompe. Se você trabalha com internet vai me entender. Se você trabalha com pessoas dependendo de alguma ação sua também vai me entender.

A nossa mente divaga e as pessoas nos interrompem.

No meio do trabalho vem uma chuva de coisas que temos que fazer, ou para nos recompensar ou para, inconscientemente, nos tirar do que estamos fazendo.


  • Preciso ir no supermercado hoje? Vamos fazer uma lista de compras aqui rapidinho.
  • Xeu checar meu twitter. Talvez o Elon Musk postou algo interessante.
  • Notificação!!!!! Minha mãe mandou textão. Deixa eu ler tudinho.
  • Odeio atender telefone… Mas vou atender para brigar com o telemarketing da editora abril (É, já fiz isso)
  • Email. Tenho que responder esse email senão a empresa pára (acho que não hein!?).
  • Interrupções pessoais. As pessoas sempre vão ter um problema para você resolver.
  • Post novo no meu blog favorito.Não posso esperar, senão nunca mais leio.

Pense Por Um Instante

Como meu trabalho vai ser feito se sempre tem coisas atrapalhando?

Então, como bom procrastinador pesquisei mil maneiras de frear esse fenômeno maravilhoso de nunca terminar nada.

Achei algumas técnicas e a mais simples foi a Técnica Pomodoro.

Bom, dava para colocar em prática na hora.

Então ignorei a minha vontade de assistir os vídeos do Jovem Nerd e fui tentar aplicar a técnica, no meu horário de almoço, escrevendo o meu TCC.

Deu certo. Nunca imaginei, não sofri. Maravilha.

Resolvi então aplicar no meu trabalho.

É complicado aplicar essa técnica em todo âmbito corporativo, mas para assuntos e tarefas específicas funcionou muito bem.

Para estudos a técnica é perfeita. Para o mundo corporativo precisa de umas adaptações, mas funciona.

O Que É A Técnica Pomodoro?

Pomodoro significa “Tomate” em italiano. Tem esse nome por causa do timer famoso em forma de tomate.

Foi desenvolvida por Francesco Cirillo na década de 80. Mas se quer a história toda tem aqui.

A técnica diz que é preciso quebrar a tarefa ou processo em intervalos de, tradicionalmente, 25 minutos separados por pequenos intervalos de 5 minutos.

A soma desses 25 + 5 minutos é o que chamamos de pomodoro.

No quarto pomodoro a pausa é maior. Depois o ciclo começa novamente.

Veja a imagem abaixo:

Nesse livro (traduzido) do Francesco Cirillo ele fala de toda a técnica abordando todas as possibilidades que não abordarei. Algo como:

  • Utilizar a técnica em sua completa amplitude.
  • Executar os passos”religiosamente”.
  • Anotar a quantidadede ciclos e pomodoros.
  • etc

O ponto que quero abordar é o FOCO.

Esses pontos técnicos do livro virão como consequência da sua capacidade de absorver a técnica sem se preocupar com seus limites.

Eu não quis me prender às tecnicalidades e “burocracias” de Cirillo. Comigo isso não funcionou inteiramente.

O Que Fazer?

Simples…

Temos que apenas focar intensamente em uma tarefa específica para ser feita no menor tempo possível e com a máxima eficiência.

É automático. Funciona assim:

  1. Escolha uma tarefa: Pegue uma tarefa da sua to-do list que seja aplicável. Relatórios, planilhas, textos, artigos, e etc.
  2. Prepare o timer: Pode usar qualquer um. Eu uso o Focus Keeper. É um app do iPhone que custa cerca de  R$ 6,90 reais. Tem uma versão Free também. Um timer online também serve.
  3. Trabalhe até zerar: Se usar o pomodoro regular, irá trabalhar por 25 minutos sem parar. Se achar que aguenta mais tempo ou não consegue com 25 minutos, nessa planilha você faz o cálculo para ajustar e te deixar mais confortável (Não avise o Francesco. haha!).
  4. Pausa: Se usar o pomodoro regular a pausa será de 5 minutos, se não, cheque na planilha. Toma um café ou estique a coluna. Pelamor de Deus, não cheque rede social, senão a pausa vai levar uma hora.
  5. Repita 4 vezes e faça uma pausa maior: A pausa do quarto pomodoro é maior. É recomendável de 20 a 30 minutos.
  6. Repita o ciclo: Feito os 4 pomodoros o ciclo se fecha e começa novamente.

 

As Coisas Que Descobri Usando A Técnica Pomodoro

Com o passar do tempo e com o uso frequente da técnica fui descobrindo mais nuânces.

Mas vamos lá. Eu aprendi…

  • Quanto tempo é preciso para fazer uma determinada tarefa: É uma leitura fria das tarefas que já foram realizadas. Quando alguém perguntar quanto tempo levou para você fazer aquele relatório de rotina, olha só, você saberá responder.
  • Que “educa” nossos colegas. Sabemos agora como enfrentar àquela interrupção chata que acaba com sua concentração. É normal receber ligações ou emails mas você conseguirá esperar 25 minutos até responder um email ou retornar uma ligação. Depois de um tempo quem trabalha com você respeitará seu jeito de trabalhar.
  • Que melhora a estimativa dos esforços. Essa é uma variação do primeiro item. Uma tarefa a ser realizada terá agora uma estimativa mais precisa baseada nas que já foram feitas.
  • Que afia sua mente.  Seu mindset, agora, estará preparado para NÃO se distrair à toa. Cada minuto perdido será contado inconscientemente como perda de tempo.
  • Que ajuda a valorizar o tempo livre. É importante clarear a mente. O tempo que você gasta e como você gasta fica mais claro. E então procuramos fazer algo que acrescenta, nos diverte, e enfim nos deixa feliz.

Uma vez que pegar o jeito você consegue notar a diferença.

Sem burocracia, com o tempo fica natural.

Como Adaptar A Técnica À Sua Maneira?

  • Ouça o seu corpo. Como eu disse antes, 25 minutos de trabalho focado e 5 minutos de pausa pode ser muito ou pouco de acordo com seu “workflow”. Eu, por exemplo, faço 45 minutos de trabalho para 9 minutos de pausa. Usei os padrões da planilha.
  • Use a lei de Parkinson. A Lei de Parkinson é uma ótima ferramenta de complemento. Resumindo, se você acha que uma tarefa leva 5 dias para ser feita coloque a meta para fazer em 3.
  • Use um moleskine ou um caderno. Anote as distrações e interrupções para depois, e então volte ao trabalho.
  • Use um app. Aplicativos são a melhor opção para fazer o rastreamento e otimizar o uso do seu tempo. O Focus Keeper é um exemplo.
  • Use bastante mas não force. Algumas tarefas não se encaixam na técnica. Tem dias que o escritório estará insuportável. Não force muito, ou ficará estressado.

Quero deixar bem claro que TODO MUNDO É DIFERENTE. No entanto tenho que dizer que essa técnica melhorou meu trabalho. Afiou meu machado. haha!

Talvez essa técnica não sirva para você, mas não desanime, tem um milhão delas por aí.

A medida que eu for achando eu postarei aqui.

Mas me diz aí… Você já usa a Técnica Pomodoro ou alguma outra?

Comenta aí embaixo ou me atormenta lá no twitter.

Té! 🙂

ASSINE A NEWSLETTER
Assine nossa newsletter para receber o melhor conteúdo no momento que é publicado. Conteúdo novo e fresco. Sempre. 🙂
Odeio spam. Seu email não será vendido ou compartilhado com ninguém.